Hotel Automation

L’arte dell’accoglienza.
Hotel Automation è la procedura per la gestione di tutte le strutture ricettive a partire dal piccolo albergo al grande centro congressi. Innovativo, flessibile, completo.

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caratteristiche principali

Prenotazioni

  • Inserimento dati anagrafici e ricerca clienti con collegamento immediato ad una nuova prenotazione
  • Archivio clienti, agenzie viaggi, ditte, con possibilità di stampa elenchi, etichette, buste
  • Gestione prenotazioni singole, di gruppo, con conti separati, per clienti privati o convenzionati con agenzie o ditte, eventualmente con listini prezzi personalizzato
  • Gestione Storico: per ogni cliente è possibile sapere se è già stato alloggiato, in quale periodo, in che camera, con quale retta giornaliera Ricerca automatica e visualizzazione delle camere disponibili nel periodo richiesto, con indicazioni anche delle camere parzialmente libere
  • Quadro prenotazioni aggiornato in tempo reale ad ogni inserimento o variazione di prenotazione, con possibilità di intervenire direttamente sulle prenotazioni dal quadro stesso
  • Elenchi clienti alloggiati, in arrivo, in partenza, liste prenotazioni, lista opzioni scadute, pianta del giorno
  • Gestione dello Stato prenotazione (confermata, wait list, in attesa di conferma, ecc.)
  • Denominazione tipologie occupanti personalizzabile (Adulti, bambini, ragazzi, infanti, ecc.)
  • Gestione caparre
  • Generazione automatica di lettere o email di conferma prenotazione o altri documenti
  • Archiviazione automatica della corrispondenza con i clienti (lettere, email)

Quadro prenotazioni

Possibilità di spostare il percorso di una prenotazione
direttamente sul quadro
Possibilità di aggiungere una prenotazione singola o di gruppo
Pannello di preventivi telefonici veloci
Selezionando il periodo è possibile visualizzare la disponibilità
delle camere in tempo immediato

  • Possibilità di ingrandimento del quadro prenotazioni per facilitare la lettura
  • Possibilità di posizionare il quadro su una camera selezionata
  • Aggiornamento del quadro in tempo reale
  • Possibilità di spostare una prenotazione in un’altra camera selezionando solo il numero della camera da spostare e il nuovo collocamento
  • Calendario eventi
  • Indicatori di inizio e fine prenotazione
  • Stampa quadro prenotazioni
  • Ricerca immediata della prenotazione o della schedina
  • Visualizza l’elenco delle camere libere e i numeri di giorni

Pubblica sicurezza

Inserimento e variazione schedine con ricerca automatica sullo storico per i clienti abituali

  • Elenco arrivi, partenze, presenze, compleanni clienti
  • Archivio automatico delle tipologie documenti, dei comuni italiani e delle nazioni del mondo
  • Stampa schedine
  • Gestione ed evidenziazione delle schedine incomplete

Situazione e piano camere giornaliero

  • Situazione camere giornaliera, con indicazione dell’occupazione delle stanze, del loro stato (sporco/pulito) e gestione dei guasti/manutenzioni
  • Piano camere giornaliero con possibilità di filtro per tipologia, sistemazione, camera, settore
  • Stampa situazione e piano delle camere

Pannello di controllo giornaliero

  • E’ un pannello dal quale è possibile gestire contemporaneamente gli arrivi, le presenze, le partenze, le sale congressi e i banchetti relativi alla giornata in corso. Da questo unico pannello giornaliero è possibile controllare in tempo reale quali sono gli arrivi ancora da attendere, i check-out (partenze) ancora da fare, e quali sono le camere occupate (per addebitare gli extra). È possibile inoltre stampare il cruscotto giornaliero o periodico degli impegni della struttura nei vari reparti.
  • I riquadri disponibili nel pannello, la cui presenza e dimensione può essere configurata e personalizzata sono:
    Arrivi: elenca, in ordine di camera, le prenotazioni con camera non ancora assegnata la cui data di arrivo coincide con quella odierna; è possibile farne il check in Presenze: elenca le camere occupate, non in partenza
    Partenze: elenca le camere la cui data di partenza coincide con quella odierna; è possibile modificare la prenotazione o gestirne la main courante per effettuare il check-out
    Sale Congressi: elenca le manifestazioni in programma per la data odierna nelle sale congressi
    Banchetti: elenca i banchetti inseriti nella Gestione Banchetti della Gestione Ristorante
    Ordini di Servizio: consente la registrazione e consultazione degli Ordini di Servizio (OdS), appunti, commenti o promemoria che vengono lasciati da un utente all’altro su questo riquadro sempre visibile e consultabile. Gli OdS vengono divisi tra Non Evasi (attività ancora da eseguire), Evasi (attività eseguita) o Annullati (OdS inserito per errore o non più necessario) è possibile modificare la prenotazione o gestirne la main curante

Creazione e gestione listini prezzi

  • Hotel Automation gestisce le nuove logiche di creazione e gestione listini prezzi superando la vecchia concezione del “trattamento” limitata alle sigle PC, MP, BB, PN e AP. Questo svincola da qualunque limite la possibilità di creare prezzi e trattamenti personalizzati, di utilizzare listini a persona o a camera, di creare dei veri e propri “pacchetti”.
  • Caratteristiche principali:
    Gestione Listini
    Concetto di Prodotto
    Concetto di Pacchetto

Stampe varie di gestione

  • Clienti alloggiati e clienti alloggiati per trattamento
  • Clienti in arrivo e clienti in arrivo per trattamento
  • Clienti in partenza
  • Lista anagrafiche generale e per canale/segmento
  • Lista prenotazioni e lista prenotazioni con dettaglio retta
  • Arrivi e partenze
  • Mancati arrivi
  • Pianta del giorno
  • Cambio biancheria
  • Camere disponibili
  • Situazione ed elenco allotment
  • Elenco prenotazione sale
  • Elenco caparre
  • Previsioni presenze ristorante
  • Etichette Barcode tessere
  • Camere con guasti
  • Situazione camere periodica
  • Studi di settore aggiornati con la normativa vigente

Gestione conti ed extra

  • Addebito automatico sul conto della retta giornaliera
  • Facile ed immediata registrazione degli extra tramite l’uso di un palmare o altri dispositivi mobile, tramite listino prezzi automatico
  • Gestione addebiti con chip card, card trasponder, a consumo o prepagato
  • Possibilità di separare il conto degli extra dal conto della pensione
  • Gestione di listini con extra all inclusive
  • Possibilità di separazione o unificazione finale dei conti
  • Unificazione dei conti degli extra di un gruppo
  • Possibilità di conto anticipato
  • Gestione di forme di pagamento multiple anche sullo stesso conto
  • Stampa di ricevute fiscali, fatture, proforme, in diversi formati (sintetici o analitici)
  • Archiviazione automatica in PDF dei documenti

Gestione tassa di soggiorno

  • Tassa a importo fisso
  • Tassa a importo fisso con gestione dei limiti di giorni del soggiorno
  • Tassa a scaglioni con variazione in base alle tariffe
  • Tassa separata dal conto del cliente
  • Gestione esclusione dalla tassa (es.Bambini, anziani, disabili…)
  • Possibilità di addebito della tassa all’agenzia

Gestione agenzie viaggi e ditte

  • Gestione di un numero illimitato di contratti con un numero illimitato di agenzie
  • Gestione allotment di agenzia
  • Fatturazione differita alle agenzie o ditte
  • Gestione delle prenotazioni no credit, half credit e full credit
  • Gestione dei sospesi e dello scadenzario per fatture da incassare
  • Archiviazione automatica della corrispondenza con le ditte

Gestione promozione e mailing

  • La possibilità di selezionare attraverso molteplici parametri (città, sesso, età, abitudini…) liste di clienti a cui inviare lettere, mail o messaggi mirati
  • L’invio può essere effettuato anche con SMS grazie all’acquisto dell’apposito modulo software (modulo SMS)

Controllo di gestione

  • Chiusura contabile giornaliera con l’indicazione della produzione e degli incassi
  • Evidenziazione dei sospesi, degli addebiti in corso, dello storico, addebito dei conti aperti
  • Elenco documenti emessi e corrispettivi
  • Controllo di cassa e analisi delle tipologie di pagamento
  • Prospetto mensile dei corrispettivi e del riparto aliquote IVA
  • Manager Report con le statistiche dell’occupazione presenze e camere, per segmento di mercato
  • Calcolo degli indici operativi

Statistiche

  • Previsione produzione e presenza
  • Statistica presenze
  • Statistica arrivi per nazione
  • Statistica fatturato per agenzie
  • Statistiche fatturato agenzie periodico
  • Statistica occupazione camere
  • Riepilogo alloggiati per agenzia
  • Statistica produzione per segmento/canale/settore
  • Statistica andamento prenotazioni
  • Statistica storica produzione
  • Statistica produzione per intermediario
  • Simulazione incassi
  • Previsione presenze per listino
  • Esito prenotazioni
  • Previsione presenze per canale di vendita
  • E tante altre

Sale congressi e piano prenotazioni sale

  • Prenotazione di singole sale con gestione degli orari e degli allestimenti necessari
  • Possibilità di prenotazioni cumulative di sale per eventi complessi
  • Gestione dei coffee break, colazione di lavoro
  • Addebiti specifici per servizi congressuali

Ristorante con gestione semplificata

  • Archivio piatti, gestibile fino ad otto lingue
  • Formazione e stampa di menù del giorno in vari formati e in più copie
  • Composizione del menù pranzo e cena
  • Conteggio comande e stampa lista di servizio per cucina e camerieri
  • Previsione presenze hotel per colazione, pranzo e cena. Il sistema si aggancia automaticamente al listino ristorante definito nella prenotazione per determinare se l’addebito della consumazione è a pagamento o incluso nel pacchetto acquistato
  • Budget costi
  • Chiusure contabili
  • Conto ristorante

Gestione prima nota semplificata

  • Archivio anagrafiche, fornitori, cassa, banche, dipendenti, camerieri
  • Inserimento movimenti di prima nota con causali automatiche per la registrazione di fatture, incassi, pagamenti, entrate ed uscite, con l’aggiornamento immediato delle schede banche, fornitori, cassa e dipendenti
  • Scheda contabile
  • Scadenziario
  • Gestione dipendenti
  • Stampe anagrafiche
  • Riepilogo IVA

Gestione magazzino semplificato

  • Archivio articoli di magazzino con riepilogo carichi e scarichi
  • Elenco articoli con indicazione delle quantità in rimanenza e del valore globale rimanenze
  • Scarico automatico del magazzino degli articoli addebitati sui conti dei clienti
  • Stampa inventario di magazzino con totale merci entrate, uscite, in rimanenza

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